Situacija pažįstama daugeliui: verslininkas nori modernios, patogios programos su aplikacija telefone, o buhalterė – tos pačios sistemos, su kuria dirba dvidešimt metų. Arba atvirkščiai – buhalteris siūlo profesionalų įrankį, o savininkas klausia, kokią buhalterinę programą rinktis, kad būtų pigiau ir paprasčiau. Šis nesusikalbėjimas sugadina daugiau verslo santykių, nei norėtųsi pripažinti.
Du skirtingi pasauliai
Verslininkas ir buhalteris žiūri į apskaitos programą iš visiškai skirtingų perspektyvų.
Verslininkui programa – įrankis sąskaitoms išrašyti ir finansinei būklei matyti. Jis nori greitai sukurti sąskaitą klientui, pamatyti, kiek pinigų sąskaitoje, suprasti, ar mėnuo pelningas. Visa kita – buhalterio reikalas.
Buhalteriui programa – kasdienė darbo aplinka. Jis praleidžia joje valandas, veda šimtus įrašų, generuoja deklaracijas, tikrina balansus. Jam svarbu greitis, patikimumas, ataskaitų lankstumas, techninė pagalba.
Problema kyla, kai sprendimą priima vienas, o dirba kitas.
Verslininkas pasirenka programą, kuri jam atrodo moderni ir paprasta. Buhalteris po mėnesio praneša, kad sistema netinka – nėra reikiamų ataskaitų, neeksportuoja duomenų tinkamu formatu, palaikymas neatsako.
Arba buhalteris primeta savo mėgstamą sistemą, kuri jam patogi, bet verslininkui – nesuprantama. Savininkas negali pats išrašyti sąskaitos, negali pasitikrinti likučių, jaučiasi priklausomas.
Kompromiso paieška
Protingas sprendimas – rinktis kartu. Ne buhalteris vienas, ne verslininkas vienas, o abu prie stalo.
Pradėkite nuo poreikių sąrašo. Verslininkas užrašo, ko jam reikia: mobili prieiga, sąskaitų išrašymas, greitosios ataskaitos. Buhalteris užrašo savo: PVM deklaracijos, i.SAF eksportas, darbo užmokesčio modulis, kelių įmonių valdymas.
Tada ieškote sistemos, kuri tenkina abu sąrašus. Ne tobulai – kompromisų bus. Bet bent jau niekas nelieka visiškai ignoruotas.
Kai kurios modernios sistemos turi skirtingas sąsajas skirtingiems vartotojams. Verslininkas mato supaprastintą versiją – sąskaitos, mokėjimai, pagrindinės ataskaitos. Buhalteris mato pilną – visas operacijas, visus registrus, visus nustatymus. Abu dirba toje pačioje sistemoje, bet kiekvienas savo aplinkoje.
Buhalterio pasipriešinimas: kada pagrįstas, kada ne
Kai buhalteris priešinasi naujai sistemai, verta suprasti priežastis.
Pagrįstos priežastys: sistema neturi būtinų funkcijų, nesuderinama su VMI reikalavimais, neeksportuoja standartinių formatų, neturi normalaus palaikymo. Tai techniniai argumentai, kuriuos galima patikrinti.
Nepagrįstos priežastys: „aš pripratau prie senos”, „nenorių mokytis naujo”, „mano draugė naudoja kitą”. Tai emocijos, ne argumentai.
Kaip atskirti? Prašykite konkrečių pavyzdžių. „Kokių ataskaitų trūksta? Parodykite, kas neveikia.” Jei buhalteris negali įvardyti konkrečių problemų – priešinimasis greičiausiai emocinis.
Tačiau atminkite: buhalteris yra profesionalas savo srityje. Jei jis sako, kad sistema netinka profesionaliam darbui – verta klausyti. Tiesiog prašykite argumentų, ne emocijų.
Verslininko klaidos
Verslininkai irgi daro klaidų rinkdamiesi sistemas.
Renkasi pagal dizainą. Graži svetainė, moderni aplikacija – ir sprendimas priimtas. O kad sistema neturi elementarių apskaitos funkcijų, paaiškėja po mėnesio.
Renkasi pagal kainą. Pigiausia – geriausia. Kol nepaaiškėja, kad pigioje sistemoje nėra palaikymo, nėra atnaujinimų, nėra integracijos su banku.
Renkasi pagal draugo patirtį. Draugas turi kavinę, jam tinka ta sistema. Bet jūs turite statybų įmonę – visiškai kiti poreikiai.
Ignoruoja buhalterio nuomonę. „Aš moku, aš renkuosi.” Techniškai teisinga, bet praktiškai – kvailystė. Buhalteris dirbs su ta sistema kasdien. Jei jam nepatinka – kančia garantuota.
Praktinis pokalbis prieš pasirinkimą
Prieš renkantis sistemą, sėskite su buhalteriu ir aptarkite konkrečius dalykus.
Kiek laiko užtrunka mėnesio uždarymas? Ar naujoji sistema tai pagreitins ar sulėtins?
Kaip generuojamos VMI deklaracijos? Automatiškai ar rankiniu būdu?
Kaip importuojami banko išrašai? Ar reikia vesti rankomis?
Kiek klientų ir tiekėjų turite? Ar sistema susitvarko su tokiu kiekiu?
Ar reikia kelių vartotojų? Kas kiek kainuoja papildomas vartotojas?
Kokios ataskaitos reikalingos jums, verslininkui? Ar sistema jas sugeneruoja?
Kokie buhalterio „must have” – funkcijos, be kurių negali dirbti?
Šie klausimai padės suprasti realius poreikius ir išvengti situacijos, kai nusipirkta programa guli nenaudojama.
Perėjimo skausmas
Net radus tinkamą sistemą, perėjimas nėra lengvas. Duomenų perkėlimas, naujo mokymasis, laikinas produktyvumo kritimas – to išvengti neįmanoma.
Svarbu susitarti iš anksto: kiek laiko skiriame perėjimui? Kas atsakingas už duomenų perkėlimą? Ar perkame mokymus? Kas bus, jei per mėnesį nepavyks įsivažiuoti?
Realistiški lūkesčiai: pirmas mėnesis bus lėtesnis nei senoje sistemoje. Antras – panašus. Trečias – jau greičiau. Jei po trijų mėnesių vis dar kančia – galbūt sistema tikrai netinka.
Geriausia pradėti ne sezono įkarštyje. Ne gruodį, kai metinės ataskaitos. Ne sausį, kai deklaracijos. Idealus laikas – vasara, kai operacijų mažiau ir yra laiko mokytis.
Kai santykis nebeveikia
Kartais problema ne programa, o žmonės.
Jei buhalteris priešinasi bet kokiems pokyčiams, jei atsisako mokytis, jei nuolat skundžiasi – galbūt laikas ieškoti kito buhalterio. Profesionalas turi gebėti adaptuotis.
Jei verslininkas nuolat keičia sistemas, niekada nepatenkintas, kaltina buhalterį dėl visų problemų – galbūt problema ne sistemose. Kartais reikia pažiūrėti į veidrodį.
Geras darbo santykis: verslininkas pasitiki buhalterio profesionalumu, buhalteris gerbia verslininko poreikius. Abu kalba, abu ieško sprendimų, abu prisitaiko.
Blogas santykis: vienas diktuoja, kitas kenčia. Arba abu kovoja, niekas nelaimi.
Apskaitos programa – tik įrankis. Bet ji atskleidžia, kaip veikia santykis tarp tų, kurie ja naudojasi.
Esmė vienu sakiniu
Rinkitės programą kartu su tuo, kuris ja dirbs kasdien, ir turėsite ramybę. Rinkitės vienas – turėsite konfliktą.
Taip paprasta ir taip dažnai ignoruojama.
